Documents à demander à un candidat : ce qui est permis pendant un recrutement, et à quel moment

Quarante candidatures pour un poste de commercial, et un formulaire hérité du précédent recrutement. Il réclame le CV, la lettre, une photo, la situation familiale, le numéro de sécurité sociale et un RIB « pour gagner du temps à l'embauche ». Personne ne l'a relu depuis des années, et c'est pourtant la moitié de ce formulaire qui pose problème.

Cet article s'adresse aux dirigeants de PME, aux recruteurs et aux cabinets. Il couvre la phase candidat, avant la décision d'embauche : ce qu'on peut demander, à quel moment, ce qui est interdit, combien de temps garder les dossiers, et un message à envoyer tel quel. La suite, une fois le contrat signé, est traitée dans notre article sur les documents à demander à un nouveau salarié.

Qu'est-ce qu'un recruteur a le droit de demander ?

La règle tient en une phrase, celle de l'article L1221-6 du Code du travail (nouvel onglet) : les informations demandées au candidat « ne peuvent avoir comme finalité que d'apprécier sa capacité à occuper l'emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles ». Elles « doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles ». En face, le candidat « est tenu de répondre de bonne foi ».

Le texte vise les informations demandées « sous quelque forme que ce soit » : il vaut donc aussi pour les documents. La CNIL, dans son guide sur le recrutement (nouvel onglet), le dit clairement : « la collecte des justificatifs doit suivre la même logique de minimisation que la collecte des autres données ».

Deux autres articles complètent le cadre. Le candidat « est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard » (article L1221-8 (nouvel onglet)) : tests, questionnaires, mises en situation. Et « aucune information concernant personnellement un candidat à un emploi ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance » (article L1221-9 (nouvel onglet)).

Quels documents demander, et à quelle étape ?

La CNIL distingue deux phases. La sélection, où l'on vérifie les compétences. Puis la conclusion du contrat, où l'on collecte ce qu'il faut pour l'embauche. La liste des documents à demander à un candidat change donc au fil du processus.

À la candidature :

• le CV ;
• la lettre de motivation, si elle vous sert vraiment ;
• un portfolio ou des exemples de travaux, pour les métiers où c'est la meilleure preuve (graphisme, rédaction, développement, architecture).

Pour les candidats présélectionnés, et seulement si le poste l'exige :

• la copie d'un diplôme, d'un titre ou d'une certification requis pour exercer (la CNIL cite les « diplômes et titres » parmi les qualifications qu'un recruteur peut vérifier) ;
• un permis de conduire, si le poste implique de conduire : service-public.gouv.fr donne cet exemple, l'employeur peut demander au candidat s'il en possède un « dès lors que le poste le nécessite » (entreprendre.service-public.gouv.fr (nouvel onglet)) ;
• un certificat de travail d'un précédent employeur, qui selon la CNIL « suffit en principe à attester de l'expérience professionnelle du candidat ».

Un exemple utile du guide de la CNIL : les bulletins de paie. Ils contiennent le salaire, les absences, parfois les jours de grève, et des coordonnées bancaires. La CNIL conclut que « ces documents ne devraient pas être demandés au candidat ». S'il en envoie un de lui-même pour justifier sa rémunération, demandez-lui de masquer le reste.

Que ne faut-il jamais demander à un candidat ?

La CNIL, dans sa fiche pour les TPE et PME (nouvel onglet), liste des exemples. Il est interdit de demander à un candidat « son numéro de sécurité sociale et ses coordonnées bancaires (sauf dans le cas spécifique des entreprises de travail temporaire en leur qualité d'employeur) », « des informations relatives aux membres de sa famille », s'il souhaite avoir des enfants, ou ses mensurations, sauf pour quelques métiers très particuliers annoncés dans l'offre. Elle ajoute qu'au cours d'un entretien, « demander le lieu de résidence d'un candidat est illicite, excepté dans les cas où il doit participer à un dispositif de gardes et d'astreintes ».

Service-public.gouv.fr résume : l'employeur « ne doit pas poser de questions sur la situation individuelle du candidat concernant son état de santé, sa situation familiale, son adhésion à un syndicat, sa vie sexuelle, son logement, ses loisirs » (source (nouvel onglet)).

Trois cas reviennent souvent dans les formulaires hérités :

• Le RIB et le numéro de sécurité sociale. Utiles à l'embauche, pas avant. La CNIL précise que « la communication de ces informations ne doit pas être demandée à l'ensemble des candidats (dont le recruteur sait que certains ne seront pas retenus) pendant la phase de sélection ».
• La photo. Le Défenseur des droits (nouvel onglet) écrit qu'« exiger par exemple une photo sur un CV ne peut être qu'exceptionnel ». L'apparence physique fait partie des motifs de discrimination interdits par l'article L1132-1 du Code du travail (nouvel onglet), avec l'origine, l'âge, la situation de famille, la grossesse, l'état de santé et bien d'autres.
• L'extrait de casier judiciaire. Sans texte spécifique au poste, la CNIL indique qu'un recruteur « ne pourra en principe pas obtenir d'extrait de casier judiciaire d'un candidat ». Si le poste le justifie vraiment, il peut consulter le bulletin n° 3 sur papier, « sans le conserver, ni en faire de copie », et noter seulement que la vérification a été faite.

Pour la pièce d'identité, même logique de minimisation : c'est une formalité de l'embauche, pas de la sélection. Nous détaillons ce qu'en dit la CNIL dans notre article sur la copie de pièce d'identité.

Peut-on appeler les anciens employeurs ?

Oui, à une condition. Pour la CNIL, « le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat (supérieurs hiérarchiques, collègues, maîtres de stage, clients, fournisseurs, etc.) est autorisé dès lors que le candidat en a été préalablement informé ».

En pratique, demandez au candidat lui-même un ou deux contacts, et dites-lui quand vous les appellerez. Vous obtenez des références qu'il accepte, et vous restez dans les clous. Appeler dans son dos son employeur actuel peut lui coûter son poste : ne le faites jamais.

Quel message envoyer au candidat présélectionné ?

Un bon message dit ce qui est demandé, pourquoi, et ce qui arrivera au dossier s'il n'est pas retenu. À adapter au poste :

Bonjour [Prénom],

Merci pour notre échange du [date]. Votre candidature au poste de [intitulé] passe à l'étape suivante.

Pour la suite, merci de m'envoyer d'ici le [jour et date] :

1. La copie de votre [diplôme ou certification exigé pour le poste]
2. [Trois exemples de travaux / votre portfolio]
3. Les coordonnées d'une ou deux personnes qui peuvent parler de votre travail (je ne contacterai que celles que vous m'indiquez, et je vous préviendrai avant)

L'étape suivante sera [un entretien avec / une mise en situation de 45 minutes sur], le [date].

Aucune autre pièce n'est nécessaire à ce stade. Si votre candidature n'est pas retenue, votre dossier sera supprimé [délai], sauf si vous acceptez que nous le gardions pour de futurs postes.

Bien cordialement,
[Votre nom]

Et ce qu'il ne faut pas envoyer :

Bonjour,

Pour compléter votre dossier, merci de nous faire parvenir : CV avec photo, copie de votre carte d'identité, carte Vitale, RIB, 3 derniers bulletins de salaire et une fiche indiquant votre situation familiale et le nombre de vos enfants.

Cordialement

Presque chaque ligne de ce second message est contestable à ce stade, pour les raisons ci-dessus.

Combien de temps garder les CV des candidats non retenus ?

Pas indéfiniment. Selon la CNIL (nouvel onglet), garder le CV et la lettre d'un candidat pour alimenter un « vivier de candidats » est possible « sous réserve que la durée de conservation n'excède en principe pas deux ans et que le candidat en ait été informé, à compter du dernier contact avec ce candidat ».

Son guide recommande en plus que le recruteur demande le consentement du candidat pour ce vivier, et admet une conservation jusqu'à trois mois après la fin du recrutement, pour pouvoir expliquer à un candidat les raisons du refus. La réponse de la CNIL aux candidats (nouvel onglet) va dans le même sens : conservation possible « à la condition de vous en informer et d'avoir obtenu votre accord ».

Dans la pratique, fixez une règle simple et écrivez-la dans votre message : suppression à la fin du recrutement, ou conservation deux ans maximum avec l'accord du candidat. Et supprimez aussi les pièces jointes restées dans votre boîte mail.

Que dire aux candidats non retenus ?

Une réponse, même courte. C'est une question de respect, et c'est le bon moment pour leur dire ce que devient leur dossier :

Bonjour [Prénom],

Merci pour le temps consacré à votre candidature au poste de [intitulé]. Nous avons retenu un autre profil.

Nous aimerions garder votre CV pour de futurs postes, pendant deux ans au plus. Si vous êtes d'accord, répondez simplement « oui » à ce message. Sans réponse de votre part, nous le supprimerons.

Bonne continuation,
[Votre nom]

Pour relancer un candidat qui n'a pas envoyé une pièce promise, vous trouverez des formulations prêtes dans nos modèles de mail de relance.

Si vous recrutez plusieurs personnes à la fois, Please Send It envoie à chaque candidat présélectionné son lien de dépôt avec votre liste de pièces, relance ceux dont le dossier est incomplet, et range tout par candidat.