Documents à demander à un nouveau salarié : la liste, et ce qu'on n'a pas le droit d'exiger

Vendredi, 18 heures. Votre nouvelle recrue arrive lundi à 9 heures. Vous ouvrez la déclaration d'embauche et vous découvrez qu'il vous manque son numéro de sécurité sociale, que son RIB est quelque part dans un fil WhatsApp, et que personne n'a vérifié si son titre de séjour l'autorise à travailler. Vous lui écrivez. Il répond dimanche soir, avec une photo floue.

Dans une petite structure, l'embauche n'a pas de service RH derrière elle : c'est le dirigeant, ou la personne qui fait déjà la paie. Voici les documents à demander à un nouveau salarié en CDI ou en CDD, ce qu'on n'a pas le droit d'exiger, le bon moment pour tout demander, et un message d'accueil à copier.

Que doit faire l'employeur avant le premier jour ?

Trois obligations tombent avant la prise de poste, et elles fixent le calendrier des pièces.

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE), auprès de l'Urssaf (ou de la MSA). Selon entreprendre.service-public.gouv.fr (nouvel onglet), elle doit être transmise « avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date de l'embauche ». Elle comporte les « nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé) ». Sans DPAE, l'employeur risque une amende administrative de 1 305 € par salarié concerné et, si l'oubli n'est pas intentionnel, une amende pénale de 1 500 € ; l'absence intentionnelle relève du travail dissimulé, puni jusqu'à 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende (même page).

La vérification du titre, pour un salarié étranger. L'employeur « doit vérifier l'authenticité du titre de séjour l'autorisant à travailler en France, auprès de la préfecture du lieu d'embauche au moins 2 jours ouvrables avant la date effective de celle-ci » (service-public.gouv.fr (nouvel onglet)). La fiche vise les ressortissants hors UE, EEE et Suisse, ne concerne pas les ressortissants algériens, et dispense de la vérification si la personne est inscrite comme demandeur d'emploi à France Travail.

Le registre unique du personnel, dont la tenue « est obligatoire dès le 1er salarié embauché » (entreprendre.service-public.gouv.fr (nouvel onglet)).

Conséquence pratique : les pièces doivent être chez vous une dizaine de jours avant l'arrivée, pas le matin même.

Quels documents demander à un nouveau salarié ?

La CNIL distingue ce qui sert une obligation légale (déclarations sociales, paie) et ce qui est simplement utile à la gestion du personnel (CNIL, les règles pour la gestion du personnel (nouvel onglet)). Son référentiel sur la gestion du personnel (nouvel onglet) détaille les données qu'un employeur peut traiter. Pour une embauche, cela donne :

• Une pièce d'identité, pour reporter sans erreur l'état civil dans la DPAE.
• Pour un salarié étranger, son titre de travail. Le référentiel cite le « type, numéro d'ordre et copie du titre pour les employés étrangers ».
• Le numéro de sécurité sociale, pour la DPAE et la paie.
• Un RIB, pour virer le salaire.
• Une adresse et un téléphone.
• Une personne à prévenir en cas d'urgence, exemple donné par la CNIL.
• Les diplômes ou certificats, si le poste exige une qualification précise.
• Le permis de conduire, si le poste implique de conduire : la CNIL cite le « type de permis de conduire détenu ».
• Les informations sur les ayants droit, seulement si une prestation de l'employeur en dépend.

Pour chaque ligne, reprenez la règle du référentiel : l'employeur « ne doit collecter que les données dont il a réellement besoin, et ne doit le faire qu'à partir du moment où ce besoin se concrétise ».

Quand faut-il demander ces pièces ?

Après l'accord sur l'embauche, pas avant. Le référentiel prend l'exemple du numéro de sécurité sociale : son utilisation est justifiée à la conclusion du contrat, mais elle « ne saurait être demandée à un candidat avant la validation définitive de sa candidature ». Même chose pour les coordonnées bancaires : la CNIL interdit de demander l'un comme l'autre à un candidat, sauf pour les entreprises de travail temporaire (CNIL, recrutement dans les TPE/PME (nouvel onglet)).

Le créneau est donc court, entre le « oui » et le premier jour :

1. Dès l'accord, le message d'accueil avec la liste et une date limite.
2. Dix jours avant l'arrivée, tout est reçu.
3. Au moins 2 jours ouvrables avant, la vérification du titre part à la préfecture, si besoin.
4. Dans les 8 jours qui précèdent l'embauche, et avant la prise de poste, la DPAE.

Une copie de la DPAE ou de son accusé de réception doit ensuite être remise au salarié ; c'est réglé si son contrat écrit mentionne l'organisme destinataire (entreprendre.service-public.gouv.fr (nouvel onglet)).

Qu'est-ce qu'on n'a pas le droit d'exiger ?

Pour un candidat, l'article L1221-6 du Code du travail (nouvel onglet) pose la règle : les informations demandées « doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles ». Après l'embauche, la CNIL garde la même logique de nécessité. Trois sujets reviennent souvent.

Les données de santé. « Un employeur peut-il les connaître ? » La CNIL répond « Non » : le dossier médical est détenu par les services de la médecine du travail, et « l'employeur ou le service des ressources humaines n'ont donc pas le droit de posséder des informations médicales sur le personnel », sauf accident du travail ou maladie professionnelle dont il serait responsable (CNIL (nouvel onglet)). Votre rôle est d'organiser la visite : l'employeur « doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche », et la DPAE sert aussi à la demander (entreprendre.service-public.gouv.fr (nouvel onglet)).

Le casier judiciaire. Selon la CNIL (nouvel onglet), sans texte spécifique, l'employeur peut demander à voir l'extrait (bulletin n°3), mais il « ne peut pas en conserver une copie » : une mention « oui/non » suffit. Pour certaines fonctions sensibles, des textes prévoient une vérification. Et un refus d'embauche ne se justifie que par l'« incompatibilité » de la condamnation avec l'emploi.

Ce qui n'a rien à voir avec le poste. La composition de la famille, les projets d'enfants, une photo que rien n'exige (la CNIL la dit facultative, même pour les annuaires internes).

Quel message envoyer au nouveau salarié ?

Un seul message, dès l'accord, qui dit quoi, pourquoi et pour quand. La CNIL demande d'informer le salarié, entre autres, de l'objectif poursuivi, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses et des destinataires (CNIL (nouvel onglet)) : le message d'accueil est le bon endroit.

Bonjour [Prénom],

Nous sommes ravis de vous accueillir le [date d'arrivée]. Pour préparer votre déclaration d'embauche et votre paie, j'ai besoin des éléments suivants d'ici le [date] :

1. Une pièce d'identité (recto et verso, lisible)
2. [Si vous êtes ressortissant d'un pays hors UE, EEE et Suisse] votre titre de séjour ou autorisation de travail
3. Votre numéro de sécurité sociale
4. Un RIB à votre nom, pour le salaire
5. Votre adresse postale et votre téléphone
6. Une personne à prévenir en cas d'urgence (facultatif)
7. [Si le poste l'exige] une copie de votre [diplôme / permis de conduire]

Ces informations servent uniquement à votre embauche et à votre dossier. Seules les personnes chargées de la gestion du personnel et de la paie y ont accès.

Des photos lisibles ou des PDF suffisent. Si une pièce vous pose problème, dites-le-moi.

À très bientôt,
[Votre nom]

Et à ne jamais écrire :

Merci de m'envoyer tous vos papiers avant lundi : livret de famille, certificat médical, photo d'identité, et une copie de votre casier judiciaire pour le dossier.

Contrairement aux pièces d'un dossier de location, fixées par décret, c'est ici la nécessité qui fait la liste. La méthode reste celle qui sert pour collecter des documents auprès de plusieurs personnes : une liste exacte, une date, un message par personne.

Et s'il manque une pièce à trois jours de l'arrivée ?

Relancez tout de suite, seulement sur ce qui manque, en disant pourquoi c'est urgent.

Bonjour [Prénom],

Merci pour vos documents, il ne me manque plus que votre numéro de sécurité sociale.

J'en ai besoin d'ici [jour] pour faire votre déclaration d'embauche avant votre arrivée. Une photo de votre attestation de droits suffit.

Merci,
[Votre nom]

D'autres formulations sont dans nos modèles de mail de relance.

Où ranger ces pièces, et combien de temps ?

Dans un dossier par salarié. En dehors des administrations informées de l'embauche, « seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent consulter les informations » des salariés, rappelle la CNIL (nouvel onglet). Pas dans la boîte mail partagée ; et une fois la pièce classée, supprimez-la de la conversation WhatsApp où elle est arrivée.

Les données sont conservées « le temps de sa présence dans l'organisme » ; après le départ, certaines sont archivées, « par exemple, 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie » (même page). Un extrait de casier judiciaire, lui, ne se garde pas, sauf texte contraire.

Une embauche par an se gère avec un bon email. Pour les documents à demander à un nouveau salarié chaque mois, ou à cinq saisonniers le même lundi, Please Send It envoie à chacun son lien avec votre liste, relance par email ou SMS ceux à qui il manque une pièce, et vous montre, salarié par salarié, ce qui est reçu. Les pièces sensibles (pièce d'identité, RIB) sont effacées automatiquement 30 jours après réception : le temps de les classer dans le dossier du salarié, pas plus.