Pièces justificatives d'un dossier de location : ce qu'on peut demander, et ce qui est interdit

Vous louez un logement privé et vous préparez la liste des documents à réclamer aux candidats. Bonne nouvelle : vous n'avez pas à l'inventer, elle est fixée par un texte. Moins bonne nouvelle : tout ce qui n'y figure pas est interdit, et l'erreur coûte cher.

Voici la liste officielle, ce qui est interdit, ce qu'il faut faire des dossiers une fois le choix fait, et un message à envoyer tel quel.

Qui fixe la liste des pièces qu'on peut demander ?

Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste des pièces justificatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution. Il s'applique au propriétaire comme à l'agence qui agit pour lui.

La page de référence, plus lisible que le décret, est celle de l'administration : Futur locataire d'un logement privé : justificatifs à donner au propriétaire, sur service-public.gouv.fr. C'est d'elle que viennent les listes ci-dessous. Vérifiez-la avant de publier votre annonce : ces règles évoluent.

Pour un dossier de location, les pièces justificatives se rangent en quatre catégories : identité, domicile, situation professionnelle, ressources.

Quelles pièces demander au candidat locataire ?

Identité : une seule pièce, au choix du candidat :

• carte d'identité française ou étrangère (avec photo) ;
• passeport français ou étranger (avec photo) ;
• permis de conduire français ou étranger (avec photo) ;
• carte de séjour temporaire, carte de résident, ou carte de ressortissant d'un État membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Domicile : une seule pièce, parmi :

• les 3 dernières quittances de loyer ou, si nécessaire, une attestation du précédent propriétaire ;
• une attestation sur l'honneur de l'hébergeant ;
• une attestation d'élection de domicile ;
• le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de la résidence principale.

Situation professionnelle : une ou plusieurs pièces, parmi :

• contrat de travail ou de stage, ou attestation de l'employeur ;
• extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés ;
• fiche d'immatriculation au Registre national des entreprises ;
• copie du certificat d'identification de l'Insee ;
• copie de la carte professionnelle ;
• tout document récent attestant de l'activité professionnelle ;
• carte d'étudiant ou certificat de scolarité.

Ressources : une ou plusieurs pièces, parmi :

• dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition ;
• 3 dernières fiches de paie ;
• pour une profession non salariée, les 2 derniers bilans ou une attestation de ressources ;
• justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions ou prestations sociales des 3 derniers mois ;
• titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
• justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers ;
• attestation de simulation des aides au logement ;
• justificatif d'indemnités de stage ;
• avis d'attribution de bourse pour un étudiant.

Pour la caution, la liste est proche mais pas identique (une caution personne morale, par exemple, fournit d'autres pièces) : reportez-vous à la même page de service-public.gouv.fr, qui la détaille.

Copie ou original, français ou langue étrangère ?

Le candidat peut fournir une copie. Service-public.gouv.fr précise : « le propriétaire (ou l'agence immobilière) a le droit d'exiger la présentation de l'original. La copie doit être rédigée ou traduite en français. Les montants inscrits sur la copie doivent être convertis en euros. »

Concrètement : demandez des copies numériques, et gardez la présentation de l'original pour la visite ou la signature si vous avez un doute.

Quels documents est-il interdit de demander ?

Tout ce qui n'est pas dans la liste. Le propriétaire « a interdiction d'en exiger d'autres », rappelle service-public.gouv.fr.

L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 cite en plus, noir sur blanc, une série de pièces interdites. L'Institut national de la consommation en dresse la liste complète. Parmi elles :

• une photo d'identité, hormis celle de la pièce d'identité ;
• la carte d'assuré social (carte Vitale) ;
• un relevé de compte bancaire ou postal ;
• une attestation de bonne tenue de compte ;
• un extrait de casier judiciaire ;
• un contrat de mariage, un jugement de divorce (sauf certains passages), une attestation de concubinage ;
• une autorisation de prélèvement automatique ;
• un chèque de réservation ;
• un dossier médical.

La CNIL rappelle elle aussi qu'on ne peut pas exiger « la copie du livret de famille, la carte Vitale, les relevés de compte bancaire ».

Que risque un propriétaire qui en demande trop ?

Une amende. Selon service-public.gouv.fr, le propriétaire ou l'agence qui réclame un justificatif non autorisé « encourt une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 € (ou 15 000 € s'il s'agit d'une personne morale) ».

Un piège classique : le formulaire de candidature recopié d'une annonce trouvée en ligne, avec une ligne « 3 derniers relevés de compte ». Relisez le vôtre ligne par ligne avec la liste ci-dessus.

Combien de temps garder les dossiers des candidats ?

Pas longtemps. Pour la CNIL, dans le cadre de la location, « les pièces justificatives doivent être détruites dès lors qu'elles n'apparaissent plus utiles pour la décision d'attribution du logement », un archivage restant possible pour répondre à des obligations légales (CNIL).

Dans la pratique : dès que le bail est signé, supprimez les dossiers des candidats non retenus, y compris les pièces jointes restées dans votre boîte mail et les photos reçues par messagerie. Et si un candidat vous envoie de lui-même une pièce qui n'est pas dans la liste, ne la gardez pas.

Quel message envoyer aux candidats ?

Un message qui liste clairement les pièces justificatives du dossier de location réduit les envois incomplets et vous protège : vous ne demandez que ce qui est autorisé. À adapter selon votre situation, et à vérifier une dernière fois avec la liste officielle :

Bonjour [Prénom],

Merci pour votre intérêt pour le logement [adresse]. Pour étudier votre candidature, merci de m'envoyer d'ici le [jour et date] :

1. Une pièce d'identité (carte d'identité, passeport, permis de conduire ou titre de séjour)
2. Un justificatif de domicile (par exemple vos 3 dernières quittances de loyer)
3. Un justificatif de situation professionnelle (par exemple votre contrat de travail)
4. Des justificatifs de ressources (par exemple votre dernier avis d'imposition et vos 3 dernières fiches de paie)

Et, si vous avez une caution, les mêmes catégories de pièces pour elle.

Des copies suffisent, en PDF ou en photo lisible. Si l'une de ces pièces ne correspond pas à votre situation (étudiant, indépendant, retraité), dites-le-moi et je vous indique l'équivalent.

Les dossiers des candidats non retenus seront supprimés dès la signature du bail.

Bien cordialement,
[Votre nom]

Et côté candidat, comment protéger ses pièces ?

Deux services publics méritent d'être connus, et de figurer dans votre annonce. DossierFacile, « le dossier de location numérique de l'État », permet au candidat de constituer son dossier et de le partager par un lien. FiligraneFacile, proposé par l'État, « facilite l'ajout d'un filigrane numérique personnalisé pour protéger des documents sensibles avant de les transmettre », explique la CNIL.

Un propriétaire qui accepte ces formats reçoit des dossiers déjà classés par catégorie, et montre qu'il prend la vie privée des candidats au sérieux.

Si vous gérez plusieurs candidats ou plusieurs biens, Please Send It envoie à chacun son lien de dépôt avec votre liste de pièces, relance ceux dont le dossier est incomplet, et range tout par candidat.